måndag 14 juni 2010

Workshop som inte fungerar

Jag har tidigare skrivit om fungerande workshops och vad mina tankar kring workshops är. Att hålla workshops kan vara svårt och trots att man har ett genomtänkt upplägg så kan det gå olika bra från gång till gång.


För ett tag sedan var jag själv deltagare i en workshop som inte alls fungerade. Jag kom då på att man skulle kunna lista problemen med upplägget och på så vis beskriva mindre lyckade förfaranden så att de kan undvikas.


Här är alltså mina tips på hur man inte ska göra om man vill hålla en lyckad workshop:
  • Berätta inte att du avser att hålla en workshop utan bjud in till ett ”möte”.
  • Bjud in på datum som passar dig själv men inte nyckelpersoner (så att de viktigaste personerna uteblir).
  • Spika en agenda i förväg och håll dig strikt till denna.
  • Scrolla dig igenom långa definitionsdokument i Word som beskriver ditt projekt ur styrgruppens perspektiv och deras syn på projektleverabler.
  • Berätta att du ombetts hålla i denna ”workshop” först någon timma in på ”mötet”.
  • Berätta däremot inte vilken typ av idéer som du förväntar dig få fram eller syftet med workshoppen.
  • Avbryt deltagare som börjar komma med idéer. Peka istället själv ut dina egna val av områden där man skulle kunna få stor nytta med liten insats.
  • Påpeka att deltagare talar utanför innevarande agendapunkt.
  • Ha inga förberedda frågor.
  • Sätt hela den stora gruppen tillsammans under hela dagen och dela aldrig upp den.
  • Ta inga raster utom lunch.
  • Stressa vidare så fort en punkt verkar ge diskussioner.
  • Uppehåll dig däremot länge vid småfrågor.
  • Om deltagare undrar om en viss fråga ingår i scopet så svara konsekvent ja så att scopet blir orimligt stort och otydligt.
  • Visa organisationsdiagram och högnivåbeskrivningar, gärna detaljrika powerpointbilder, som är maximalt fyllda med boxar, pilar, text och hänvisningar.
  • Avvik själv en längre stund från rummet.
  • Ta med en annan projektledare på workshoppen som har ett delvis överlappande projektscope så att ni kan dividera mellan er om hur detta borde hanteras.
  • Sammanfatta inte någonting som resultat av workshoppen.